Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Synafloat GmbH, c/o BITZ, Fahrenheitstraße 1, 28359 Bremen, Deutschland. Handelsregister: Amtsgericht Bremen, HRB 43235 HB. Vertreten durch den Geschäftsführer Dr. Michael Blank.

E-Mail: [email protected]

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil die Voraussetzungen dafür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an [email protected].

Hosting und Auslieferung der Website

Diese Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Finnland, also innerhalb der EU. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser und Betriebssystem. Das dient der sicheren und stabilen Auslieferung der Website; darin liegt unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zugriffsprotokolle des Webservers werden bis zu 14 Tage gespeichert und dann gelöscht, die Protokolle der Anwendung nach 7 Tagen.

Um das Kontaktformular vor massenhaften Anfragen zu schützen, kann der Server die IP-Adresse eines Absenders kurzzeitig im Arbeitsspeicher halten und die Zahl der Anfragen begrenzen. Die Adresse wird dafür nicht dauerhaft gespeichert; der Eintrag verfällt nach 60 Sekunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zwischen Ihrem Browser und unserem Server ist der Dienst Cloudflare geschaltet (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Cloudflare leitet die Aufrufe weiter, schützt die Website vor Angriffen und beschleunigt die Auslieferung. Dabei verarbeitet Cloudflare in unserem Auftrag Ihre IP-Adresse und die technischen Daten des Aufrufs. Cloudflare betreibt ein weltweites Netz; die Daten können deshalb auch in den USA verarbeitet werden. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO), unter dem Cloudflare, Inc. zertifiziert ist. Falls dieser Beschluss entfällt, gelten die im Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Cloudflare vereinbarten Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine sichere und schnelle Website.

Die Schriften dieser Website werden vom eigenen Server geladen. Wir binden keine Inhalte anderer Anbieter ein, etwa Videos, Karten oder Skripte.

Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, je nach Anfrageart Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation, das Thema und Ihre Beschreibung sowie die freiwilligen Angaben, die Sie machen (etwa Ihre Funktion, den Zeitrahmen, Angaben zu Ihrem Prozess, Ihrer Fragestellung und Ihren Messmöglichkeiten). Dazu speichern wir die gewählte Anfrageart, die Sprache der Seite, den Zeitpunkt des Absendens und eine grobe Angabe, wie Sie auf uns gestoßen sind (etwa „Suchmaschine“ oder „direkt“). Diese Angabe leitet Ihr Browser aus der vorher besuchten Seite ab; deren Adresse speichern wir nicht. Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht.

Wir nutzen diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Ihre Anfrage zu beantworten und Geschäftskontakte zu pflegen.

Anhand Ihrer Angaben zu Anfrageart, Zeitrahmen und Messmöglichkeiten ordnen wir jede Anfrage automatisch einer internen Bearbeitungsreihenfolge zu. Das ist keine Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung; jede Anfrage liest und beantwortet ein Mensch.

Formularanfragen speichern wir in unserem Kundenverwaltungssystem EspoCRM, das wir selbst auf einem eigenen Server in der EU betreiben, und senden zusätzlich eine Kopie an unser Geschäftspostfach. Der Server ist bei der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Nürnberg gehostet. Die Übertragung vom Webserver zu EspoCRM läuft über eine verschlüsselte Verbindung (WireGuard) zwischen unseren eigenen Servern; Dritte sind daran nicht beteiligt. Unsere E-Mail-Postfächer liegen bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, die sie in unserem Auftrag betreibt; mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Formularkopie senden wir transportverschlüsselt (TLS) an unser Postfach. E-Mails, die Sie uns direkt schreiben, sind auf dem Transportweg in der Regel ebenfalls verschlüsselt, aber nicht Ende-zu-Ende. Senden Sie uns bitte keine vertraulichen Unterlagen per E-Mail.

Wir löschen Anfragen im CRM und im Postfach, wenn sie erledigt sind, spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Führt eine Anfrage zu einem Vertrag, bewahren wir die geschäftliche Korrespondenz so lange auf, wie handels- und steuerrechtliche Pflichten es verlangen (§ 257 HGB, § 147 AO; in der Regel sechs bis zehn Jahre).

E-Mail-Updates zum Entwicklungsstand der Plattform

Im Kontaktformular können Sie zusätzlich ankreuzen, dass Sie per E-Mail über den Entwicklungsstand unserer Plattform informiert werden möchten. Die Plattform ist in Entwicklung. Das Kästchen ist freiwillig und nicht vorangekreuzt. Ihre Anfrage bearbeiten wir auch ohne diese Einwilligung.

Wir nutzen Ihre E-Mail-Adresse dann, um Ihnen Updates zum Entwicklungsstand der Plattform zu senden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist zugleich Ihre Einwilligung in die Zusendung dieser E-Mails nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG.

Wir nehmen Ihre Adresse erst auf, wenn Sie die Einwilligung bestätigen (Double-Opt-in). Dazu senden wir Ihnen nach dem Absenden des Formulars eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Der Link gilt 7 Tage. Er enthält Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache, den Zeitpunkt Ihrer Anfrage, das Ablaufdatum des Links und die Version des Einwilligungstexts, durch eine Signatur gegen Veränderung geschützt. Weil die Adresse im Link steht, erscheint sie beim Aufruf auch in den Zugriffsprotokollen des Webservers (siehe „Hosting und Auslieferung der Website“). Für die Bestätigung gilt dieselbe kurzzeitige Begrenzung der Anfragen wie für das Kontaktformular. Bestätigen Sie nicht, nehmen wir Ihre Adresse nicht auf.

Wenn Sie bestätigen, erhalten wir eine E-Mail als Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie enthält Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache, die Zeitpunkte von Anfrage und Bestätigung sowie Version und Wortlaut des Einwilligungstexts. Diesen Nachweis speichern wir in unserem Geschäftspostfach. Ihre E-Mail-Adresse nehmen wir in unsere Verteilerliste auf. Ihre IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Wir messen nicht, ob Sie unsere E-Mails öffnen oder Links darin aufrufen.

Die Updates senden wir selbst aus unserem eigenen Postfach, als Blindkopie (Bcc), sodass die Empfänger einander nicht sehen. Einen Newsletter-Dienst oder einen anderen Versanddienstleister setzen wir nicht ein. Das Postfach liegt bei der STRATO GmbH (siehe „Kontaktformular und E-Mail“).

Ihre Adresse bleibt in der Verteilerliste, bis Sie die Einwilligung widerrufen. Den Nachweis der Einwilligung bewahren wir danach bis zu drei Jahre auf, um die Einwilligung belegen zu können. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Nachweis der Einwilligung.

Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per Antwort auf eine unserer E-Mails oder per E-Mail an [email protected]. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Online-Terminbuchung

Über book.synafloat.com können Sie einen Gesprächstermin buchen. Dort betreiben wir unser eigenes Buchungstool Easy!Appointments. Es läuft auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in einem Rechenzentrum in Finnland. Das ist derselbe Server, auf dem diese Website läuft. Für die Zugriffsprotokolle der Buchungsseite gilt der Abschnitt „Hosting und Auslieferung der Website“; der Dienst Cloudflare ist der Buchungsseite nicht vorgeschaltet.

Für eine Buchung verarbeiten wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen und, falls Sie sie angeben, Ihre Telefonnummer. Dazu kommen die gewählte Gesprächsart, der gewählte Termin und Ihre kurze Anmerkung. Schreiben Sie in die Anmerkung bitte keine vertraulichen Angaben. Wenn Sie den Datenschutzhinweis bestätigen, speichert das Tool diese Bestätigung mit Zeitpunkt und IP-Adresse. Zu der Bestätigung speichert es außerdem Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse.

Wir nutzen diese Daten, um das Gespräch vorzubereiten und zu führen und den Termin zu verwalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Gespräch auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Anfragen zu beantworten und Geschäftskontakte zu pflegen. Die Bestätigung des Datenschutzhinweises speichern wir als Nachweis, dass wir Sie informiert haben (Art. 5 Abs. 2 DSGVO); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das Buchungstool schreibt den Termin in unseren Kalender. Der Kalender liegt in unserer eigenen Nextcloud auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Nürnberg. Die Übertragung läuft verschlüsselt über das Privatnetz zwischen unseren Servern bei Hetzner.

Bestätigung und Absage senden wir von [email protected] über unser Postfach bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland. STRATO betreibt das Postfach in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO (siehe „Kontaktformular und E-Mail“). Über den Link in der Mail können Sie den Termin absagen oder verschieben.

Die Buchungsseite setzt nur technisch notwendige Cookies, etwa für die Sitzung und den Schutz des Formulars (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Die Buchungsseite bindet keine Analysedienste und keine Inhalte anderer Anbieter ein. Das Bild-Captcha gegen Spam erzeugt unser eigener Server. Diese Cookies gelten nur für book.synafloat.com. Diese Website selbst setzt weiterhin nur das Cookie NEXT_LOCALE (siehe „Cookies und lokale Speicherung“).

Ein täglicher automatischer Lauf löscht die Buchungsdaten drei Monate nach dem Termin, auch die gespeicherte Bestätigung des Datenschutzhinweises. Der Eintrag in unserem Kalender enthält den Termin, Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten. Für ihn, für die Bestätigungsmails in unserem Postfach und für alles, woraus eine Anfrage oder ein Vertrag wird, gelten die Fristen aus „Kontaktformular und E-Mail“. Das sind 24 Monate nach dem letzten Kontakt und bei Verträgen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Die Daten des Buchungstools sichern wir auf unserem Server und verschlüsselt auf einem Speicherkonto bei Hetzner in der EU. Die Sicherungen bewahren wir bis zu 12 Monate auf. Dasselbe gilt für die Sicherungen unserer Nextcloud, in der der Kalender liegt. Wir nutzen Sicherungen nur, um den Dienst wiederherzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit und Verfügbarkeit des Dienstes.

Videokonferenzen mit Nextcloud Talk

Nur wenn Sie bei der Buchung ein Videogespräch wählen, enthält die Bestätigung einen Link zu einem Gastraum in Nextcloud Talk. Nextcloud Talk läuft in unserer eigenen Nextcloud. Das ist derselbe Server bei der Hetzner Online GmbH in Nürnberg, auf dem auch der Kalender liegt.

Sie brauchen kein Konto. Sie wählen einen Anzeigenamen und warten in einem Warteraum, bis wir Sie in das Gespräch lassen. Während des Gesprächs verarbeiten wir Ihren Anzeigenamen, Ihre IP-Adresse, Ton, Bild und Chatnachrichten. Ton und Bild laufen verschlüsselt über unseren eigenen Server. Chatnachrichten werden nach einer Stunde gelöscht. Wir zeichnen das Gespräch nicht auf. Ihre IP-Adresse und Ihr Anzeigename stehen außerdem in den Protokollen dieses Servers und werden dort spätestens nach 14 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Gespräch auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Anfragen zu beantworten, Geschäftskontakte zu pflegen und den Server sicher zu betreiben. Statt per Video können wir auch telefonieren. Sie können uns auch in Ihr eigenes Videotool einladen. Dann gelten die Datenschutzbestimmungen dieses Anbieters.

Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt ein einziges Cookie: NEXT_LOCALE. Es speichert Ihre Sprachwahl („de“ oder „en“), enthält keine Kennung und wird gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Es ist unbedingt erforderlich, damit die Website in der gewählten Sprache erscheint (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Andere Daten speichern wir nicht in Ihrem Browser. Die Buchungsseite book.synafloat.com setzt eigene, technisch notwendige Cookies (siehe „Online-Terminbuchung“). Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies und binden keine Analysedienste ein.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Schreiben Sie dazu an [email protected].

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten für Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Ein formloser Widerspruch an [email protected] genügt.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen, Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven, E-Mail: [email protected]

Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierte Entscheidung

Sie müssen uns keine Daten geben. Ohne Kontaktdaten können wir eine Anfrage jedoch nicht beantworten. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.